Tietosuojaseloste

Päivitetty 28.9.2026. Read in English

1. Rekisterinpitäjä

Knuut Oy (Y-tunnus 3445233-9)

Iso Roobertinkatu 35-37 F 121, 00120 Helsinki

support@knuut.fi

2. Roolimme

Knuut on ohjelmistopalvelu varhaiskasvatuksen toimijoille ("Asiakas"). Asiakas päättää, mitä tietoja lapsista, huoltajista ja työntekijöistä palveluun tallennetaan, ja on näiden tietojen rekisterinpitäjä. Knuut käsittelee näitä tietoja Asiakkaan lukuun henkilötietojen käsittelijänä Asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen ja siihen sisältyvän käsittelysopimuksen mukaisesti.

Knuut on itse rekisterinpitäjä käyttäjätilien, teknisten loki- ja virhetietojen, asiakassuhteen hoitoon liittyvien tietojen sekä verkkosivustomme kävijätietojen osalta.

3. Käsiteltävät tiedot

  • Käyttäjätili: nimi, sähköposti, puhelinnumero, salasana (salattuna), PIN-koodi, rooli ja yksikkö.
  • Asiakkaan tallentamat tiedot: lasten nimet, syntymäajat, ryhmät, läsnäolot, hoitoajat ja -sopimukset, huoltajien yhteystiedot, työvuorot, viestit, ilmoitukset, muistiinpanot sekä ladatut tiedostot ja kuvat.
  • Tekniset tiedot: IP-osoite, laite- ja selaintiedot, käyttölokit, tapahtumalokit (audit log), virheraportit ja push-ilmoitusten laitetunnisteet.
  • Asiakassuhde: tukipyynnöt, laskutus- ja sopimustiedot.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

  • Palvelun tuottaminen (kirjautuminen, läsnäolot, viestintä, ilmoitukset): sopimuksen täyttäminen.
  • Tietoturva, virheiden korjaus ja väärinkäytösten estäminen: oikeutettu etu.
  • Palvelun kehittäminen ja tilastointi: oikeutettu etu. Käytämme tähän ensisijaisesti anonymisoitua ja yhdisteltyä käyttötietoa, josta yksittäistä henkilöä ei voi tunnistaa.
  • Asiakasviestintä ja laskutus: sopimus ja lakisääteiset velvoitteet (mm. kirjanpito).

Emme myy henkilötietoja emmekä käytä niitä mainontaan.

5. Tietojen sijainti ja alihankkijat

Tiedot säilytetään EU:n alueella sijaitsevilla palvelimilla. Käytämme palvelun tuottamiseen alihankkijoita, kuten palvelin-, tiedostotallennus-, sähköposti- ja push-ilmoituspalveluita. Osa näistä voi käsitellä rajattua tietoa (esimerkiksi sähköpostiosoitteen tai laitetunnisteen) EU:n ulkopuolella, pääasiassa Yhdysvalloissa. Tällaiset siirrot perustuvat EU:n vakiosopimuslausekkeisiin tai EU–USA-tietosuojakehykseen. Ajantasainen luettelo alihankkijoista on saatavilla pyynnöstä osoitteesta support@knuut.fi.

6. Säilytysajat

Asiakkaan tallentamat tiedot säilytetään asiakassuhteen ajan ja poistetaan tai anonymisoidaan 90 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä, ellei Asiakas pyydä muuta tai laki edellytä pidempää säilytystä. Käyttäjätili poistetaan, kun sen käyttöoikeus päättyy. Tekniset lokit säilytetään enintään 12 kuukautta ja virheraportit enintään 90 päivää. Kirjanpitoaineisto säilytetään lain edellyttämän ajan.

7. Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, pyytää niiden oikaisua tai poistoa, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä, siirtää tiedot toiseen järjestelmään sekä tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Jos pyyntösi koskee varhaiskasvatuksen toimijan tallentamia tietoja (esimerkiksi lapsesi tietoja), ota ensisijaisesti yhteyttä kyseiseen toimijaan, joka on näiden tietojen rekisterinpitäjä. Muissa asioissa ota yhteyttä osoitteeseen support@knuut.fi.

8. Evästeet

Palvelu käyttää vain sen toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja vastaavaa paikallista tallennustilaa (esimerkiksi kirjautumisistunto ja asetukset). Emme käytä mainos- tai seurantaevästeitä.

Keräämme markkinointisivustolta (knuut.fi) ja ohjesivustolta (docs.knuut.fi) kävijätilastoja Plausible Analyticsilla, joka on EU:ssa ylläpidetty ja evästeetön palvelu. Se ei aseta evästeitä eikä tallenna henkilötietoja tai tunnisteita, joilla yksittäinen kävijä voitaisiin tunnistaa tai häntä seurata sivustojen välillä.

9. Tietoturva

Tiedot suojataan salatuilla yhteyksillä, salatulla tallennuksella, rooli- ja organisaatiokohtaisilla käyttöoikeuksilla sekä tapahtumalokeilla. Pääsy tietoihin on rajattu henkilöihin, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

10. Muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta. Ajantasainen versio on aina saatavilla tällä sivulla, ja olennaisista muutoksista ilmoitamme Asiakkaille.

Privacy Policy

1. Data Controller

Knuut Oy (Business ID 3445233-9)

Iso Roobertinkatu 35-37 F 121, 00120 Helsinki, Finland

support@knuut.fi

2. Our Role

Knuut is a software service for early childhood education providers ("Customer"). The Customer decides what data about children, guardians and staff is stored in the service and is the controller of that data. Knuut processes it on the Customer's behalf as a processor under the customer agreement and the data processing terms included in it.

Knuut is the controller for user accounts, technical logs and error data, customer relationship data, and visitor data on our website.

3. Data We Process

  • User account: name, email, phone number, password (hashed), PIN code, role and unit.
  • Data entered by the Customer: children's names, dates of birth, groups, attendance, care schedules and contracts, guardian contact details, shifts, messages, announcements, notes, and uploaded files and photos.
  • Technical data: IP address, device and browser details, usage logs, audit logs, error reports, and push notification device tokens.
  • Customer relationship: support requests, billing and contract details.

4. Purposes and Legal Bases

  • Providing the service (sign-in, attendance, messaging, notifications): performance of a contract.
  • Security, bug fixing and abuse prevention: legitimate interest.
  • Product development and statistics: legitimate interest. We primarily use anonymised and aggregated usage data from which no individual can be identified.
  • Customer communication and billing: contract and legal obligations (e.g. accounting).

We do not sell personal data or use it for advertising.

5. Data Location and Sub-processors

Data is stored on servers located in the EU. We use sub-processors to provide the service, such as hosting, file storage, email and push notification providers. Some of them may process limited data (for example an email address or device token) outside the EU, mainly in the United States. Such transfers rely on EU Standard Contractual Clauses or the EU–US Data Privacy Framework. A current list of sub-processors is available on request from support@knuut.fi.

6. Retention

Data entered by the Customer is kept for the duration of the customer relationship and deleted or anonymised within 90 days after the agreement ends, unless the Customer requests otherwise or the law requires longer retention. User accounts are deleted when their access ends. Technical logs are kept for up to 12 months and error reports for up to 90 days. Accounting records are kept as required by law.

7. Your Rights

You have the right to access your data, request rectification or erasure, restrict or object to processing, receive your data in a portable format, and lodge a complaint with the Finnish Data Protection Ombudsman. If your request concerns data stored by a childcare provider (for example your child's data), contact that provider first, as it is the controller of that data. For anything else, contact support@knuut.fi.

8. Cookies

The service uses only cookies and equivalent local storage that are strictly necessary for it to work (for example the sign-in session and settings). We do not use advertising or tracking cookies.

We collect visitor statistics on the marketing site (knuut.fi) and the docs site (docs.knuut.fi) with Plausible Analytics, an EU-hosted, cookieless service. It sets no cookies and stores no personal data or identifiers that could be used to identify an individual visitor or track them across sites.

9. Security

Data is protected with encrypted connections, encrypted storage, role- and organisation-based access controls, and audit logging. Access is limited to personnel whose duties require it.

10. Changes

We may update this policy. The current version is always available on this page, and we will notify Customers of material changes.