Päiväkodin johtaja tietää suhdeluvut ulkoa. Silti mitoitus on yksi niistä asioista, joista puhutaan joka viikko: kuka on tänään poissa, riittääkö väki iltapäivällä, voiko työntekijän siirtää toiseen ryhmään. Tämä artikkeli käy läpi, mitä laki vaatii, missä kohtaa mitoitus arjessa pettää ja miten laskenta saadaan kulkemaan päivän mukana.

Mitä laki sanoo

Suhdeluvut tulevat varhaiskasvatuslaista (540/2018) ja sen nojalla annetusta asetuksesta. Yli 3-vuotiaiden kokopäiväryhmässä yhtä varhaiskasvatuksen ammattilaista kohti saa olla enintään seitsemän lasta, eli suhdeluku on 1:7. Alle 3-vuotiaiden ryhmässä suhdeluku on 1:4. Osapäiväisesti hoidossa olevien yli 3-vuotiaiden ryhmässä se on 1:13.

Luvut ovat yksinkertaisia. Vaikeus tulee siitä, että ne pitää täyttää jatkuvasti, ja päiväkodin päivä muuttuu koko ajan. Lapsia tuodaan seitsemästä yhdeksään ja haetaan kahdesta viiteen. Työntekijöillä on porrastetut vuorot, taukoja ja koulutuspäiviä. Yksi sairastuminen aamulla kuudelta siirtää koko päivän asetelmaa.

Missä mitoitus arjessa pettää

Useimmissa päiväkodeissa mitoitus lasketaan kahdella tavalla, ja kumpikaan ei kerro tämänhetkistä tilannetta.

Ensimmäinen on työvuorosuunnitelma. Se kertoo, ketä piti olla töissä, ei sitä, kuka on paikalla. Suunnitelma tehdään viikkoja etukäteen, ja sen jälkeen tulevat sairauslomat, huoltajien myöhästymiset ja lapset, jotka tuodaan ilmoitettua aikaisemmin.

Toinen on jälkikäteen tehty koonti. Läsnäololistat kerätään viikon tai kuukauden lopussa taulukkoon, ja siitä katsotaan, missä ryhmässä suhdeluku ylittyi. Tässä vaiheessa tieto on jo historiaa. Sillä voi vastata kaupungin tietopyyntöön, mutta sillä ei voi enää siirtää työntekijää ryhmästä toiseen tiistaina kello kymmenen.

Väliin jää se hetki, jolla on oikeasti väliä: kun ryhmässä on kahdeksan yli 3-vuotiasta ja yksi aikuinen, koska toinen lähti taukoa pitämään ja kolmas on vielä matkalla.

Mitoitus lasketaan kirjauksista

Reaaliaikainen mitoitus tarkoittaa, että suhdeluku johdetaan suoraan kirjauksista. Kun lapsi kirjataan sisään yksikön puhelimella, yksikön lapsimäärä kasvaa. Kun työntekijä kirjataan sisään mitoitukseen, yksikön aikuismäärä kasvaa yhdellä. Suhdeluku päivittyy heti, eikä kukaan ylläpidä erillistä taulukkoa.

Kirjauksia on kolmenlaisia: sisäänkirjaus, uloskirjaus ja poissaolo. Huoltajan etukäteen ilmoittama poissaolo näkyy listalla omana merkintänään siihen asti, kunnes henkilökunta vahvistaa sen tai lapsi saapuukin paikalle. Näin aamun ennuste ja toteutunut tilanne ovat samassa näkymässä.

Alle 3-vuotiaat ja yli 3-vuotiaat lasketaan omilla kertoimillaan, joten sekaryhmienkin yksikössä luku vastaa lakia. Mitoitus lasketaan koko yksikölle, ei ryhmittäin. Kun yksikkö ylittää sallitun suhdeluvun, alimitoitus näkyy samalla hetkellä sekä yksikön puhelimessa että hallinnon selaimessa.

Paikalla mutta ei mitoituksessa

Yksi mitoituksen kompastuskivi on työntekijä, joka on talossa mutta ei lasten kanssa. Johtaja tekee hallintoa, opettaja pitää palaveria huoltajan kanssa, harjoittelija seuraa toimintaa. Jos heidät lasketaan mukaan, luku näyttää paremmalta kuin ryhmän todellisuus.

Sisäänkirjauksen yhteydessä työntekijä merkitään joko mitoitukseen tai sen ulkopuolelle. Merkintä on nopea tehdä, ja se pysyy voimassa uloskirjaukseen asti. Sama työntekijä voi olla aamulla mitoituksessa ja iltapäivällä palaverissa sen ulkopuolella. Silloin hän kirjautuu ulos ja takaisin sisään ilman mitoitusta.

Mitä yksikkö näkee ja mitä hallinto näkee

Yksikön sovellus näyttää oman yksikön suhdeluvun, käyttöasteen ja tarpeen sekä ryhmittäin, montako lasta ja aikuista on paikalla. Henkilökunta näkee tilanteen itse ja voi reagoida ennen kuin hallinto ehtii soittaa.

Hallinnon näkymä näyttää kaikki yksiköt samassa taulukossa, kunkin suhdeluvun ja tilan. Useamman yksikön organisaatiossa tämä on se kohta, jossa mitoituksesta tulee johtamisen väline. Kun yhdessä yksikössä on ylimitoitusta ja toisessa alimitoitusta samana päivänä, siirto on mahdollinen vain, jos molemmat luvut ovat samalla ruudulla samaan aikaan.

Kun viranomainen kysyy

Kaupunki voi pyytää mitoituslukuja tietyltä ajalta ja tietyistä kellonajoista. Yksi Knuutin asiakkaista sai kaupungilta pyynnön kevään aamujen mitoitusluvuista verrattuna muuhun päivään. Aiemmin vastaavat koonnit oli tehty käsin kirjatuista listoista, ja niihin oli mennyt päiviä. Nyt luvut haettiin suoraan järjestelmästä ja vastaus lähti samana päivänä.

Tämä on sivutuote. Kun kirjaukset tehdään arjessa puhelimella, historiatieto syntyy itsestään, eikä sitä tarvitse koota erikseen.

Näin pääsette alkuun

Mitoitusta ei tarvitse asettaa erikseen. Laissa olevat suhdeluvut on rakennettu lasten kertoimiin, ja Knuut laskee kertoimet lapsen iästä ja hoitomuodosta. Lapselle voi asettaa oman kertoimen esimerkiksi tuen tarpeen vuoksi. Sen jälkeen ainoa asia, jota henkilökunnalta vaaditaan, on kirjata lapset ja työntekijät sisään ja ulos samalla puhelimella, jolla listaa muutenkin pidetään.

Jos haluatte nähdä, miltä teidän yksikkönne mitoitus näyttäisi reaaliajassa, varatkaa demo. Tuomme mukaan teidän ryhmärakenteenne, ja katsotaan luvut yhdessä.