Kello on 7.15. Yksikön puhelin soi, ja huoltaja kertoo, että lapsi on kuumeessa. Toinen huoltaja lähettää tekstiviestin ryhmän opettajalle, joka ei ole vielä töissä. Kolmas ei ilmoita mitään, ja lasta odotetaan yhdeksään asti. Näin aamu alkaa monessa päiväkodissa, ja jokainen näistä ilmoituksista on tullut eri kanavaa pitkin eri ihmiselle.

Hoitoaikojen ja poissaolojen käsittely on päiväkodin arjen näkymättömin työ. Se ei ole kenenkään päätehtävä, mutta se vie aikaa joka aamu ja määrää, kuinka hyvin loppupäivä sujuu.

Viikkorytmi kerran, poikkeukset tarvittaessa

Useimpien lasten hoitoajat toistuvat viikosta toiseen. Maanantaina kahdeksasta neljään, tiistaina puoli kahdeksasta kolmeen, perjantaina vapaa. Silti ne ilmoitetaan monessa paikassa joka viikko uudestaan, paperilomakkeella tai sähköpostilla, ja joku kirjaa ne käsin listaan.

Toimivampi tapa on, että huoltaja määrittelee lapsen tavanomaisen viikkorytmin kerran. Sen jälkeen hän muuttaa vain poikkeukset: tiistaina lapsi haetaan aikaisemmin, ensi viikolla on loma. Yksittäisen päivän voi muuttaa ilman, että koko rytmi tehdään uudelleen. Pidemmän poissaolon voi ilmoittaa aikavälinä, ja se näkyy yksikön listalla jokaisena päivänä.

Huoltajan työ vähenee, ja päiväkodin listat pysyvät ajan tasalla ilman, että kukaan naputtelee niitä.

Poissaolo vielä samana aamuna

Sairastumista ei voi suunnitella etukäteen, mutta ilmoituksen kulun voi.

Kun huoltaja merkitsee poissaolon omassa sovelluksessaan ja valitsee syyn, merkintä näkyy yksikön listalla, kun lista päivitetään. Puhelua ei tarvita, eikä tekstiviestiä työntekijälle, joka ei ole vielä paikalla. Ilmoitus menee sinne, missä päivän lista on, ja jokainen työvuorossa oleva näkee sen samasta paikasta.

Yksikön listalla huoltajan ilmoittama poissaolo näkyy omana merkintänään. Se pysyy siinä, kunnes henkilökunta vahvistaa sen tai lapsi saapuukin paikalle. Jos lapsi tulee ilmoitetusta poissaolosta huolimatta, hänet kirjataan sisään normaalisti, ja kirjaus kumoaa ilmoituksen. Lapsi lasketaan mitoitukseen siitä hetkestä alkaen.

Mitä henkilökunta näkee aamulla

Kun hoitoajat ja poissaolot ovat samassa järjestelmässä kirjausten kanssa, yksikön puhelin näyttää aamulla listan, jossa lapset ovat tilan mukaan: paikalla, kirjaamatta, lähteneet ja poissa. Jokaisen lapsen kohdalla näkyy varattu hoitoaika.

Tästä seuraa käytännön ero. Kello yhdeksältä ei enää mietitä, onko Eetu tulossa vai ei. Listalla lukee joko poissa, tai hoitoaika alkaa kymmeneltä, tai kirjaamatta, jolloin huoltajalle voi soittaa. Iltapäivällä sama lista kertoo, kuka on vielä hakematta ja mihin aikaan haku oli ilmoitettu.

Ilmoitusaika suojaa työvuorosuunnittelua

Hoitoajat vaikuttavat suoraan työvuoroihin. Jos huoltaja voi lisätä hoitoa päivää ennen, vuorosuunnitelmaa ei voi tehdä luotettavasti. Jos hoitoa ei voi muuttaa lainkaan, huoltajat soittavat ja asia hoidetaan puhelimessa ohi järjestelmän.

Ilmoitusaika on tähän tarkoitettu raja. Jokaiselle yksikölle päätetään, kuinka monta viikkoa etukäteen hoitoaikoja voi vielä muuttaa. Ilmoitusajan sisällä huoltaja voi edelleen ilmoittaa poissaolon, mutta ei lisätä hoitoa. Vuorosuunnittelija tietää, että ensi viikon lapsimäärä ei enää kasva, ja voi tehdä vuorot sen mukaan.

Yksikön palveluajat rajaavat sallitut ajat, joten huoltaja ei voi vahingossa varata hoitoa kellonaikaan, jolloin yksikkö on kiinni.

Hoitoajat kertovat, mitä on tulossa

Kun hoitoajat ovat järjestelmässä, ne muuttuvat ennusteeksi. Hallinto näkee ilmoitukset ryhmittäin ja jaksoittain, ja yksikkö näkee odotetun lapsimäärän etukäteen.

Yksi Knuutia käyttävä päiväkoti huomasi tulevista hoitoajoista, että perjantai-iltapäivälle oli tulossa selvästi normaalia vähemmän lapsia. Ruokatilausta pienennettiin sen mukaan. Osa henkilökunnasta pääsi kotiin tavallista aikaisemmin ja tiesi siitä jo hyvissä ajoin.

Toinen päiväkoti huomasi läsnäolokirjauksista, että usealla lapsella oli enemmän hoitotunteja kuin sopimus salli. Asia käytiin läpi perheiden kanssa kirjauksiin nojaten, ja sopimukset päivitettiin vastaamaan todellista käyttöä. Ilman kirjausten koontia se liikevaihto olisi jäänyt kokonaan saamatta.

Useampi huoltaja, yksi lapsi

Lapsella voi olla useita huoltajia, ja arki ei ole aina yhdessä osoitteessa. Jokaisella huoltajalla on oma tunnus, ja jokainen näkee ja muokkaa samoja hoitoaikoja. Kun toinen huoltaja merkitsee poissaolon, toinen näkee sen. Huoltajat eivät näe toisten lapsia eivätkä toisiaan.

Mitä tämä vaatii huoltajilta

Sovelluksen lataamisen ja viikkorytmin täyttämisen kerran. Käyttöönotossa huoltajat tuodaan järjestelmään päiväkodin toimesta, ja he saavat kutsun. Kokemuksen perusteella huoltajat omaksuvat sovelluksen nopeasti, koska se korvaa jotakin, mikä oli heille aiemmin hankalaa: aamuisen puhelun päiväkotiin.

Jos haluatte nähdä, miltä hoitoaikanäkymä näyttäisi teidän yksikössänne, varatkaa demo.