Päiväkodin digitalisaatio kuulostaa isolta hankkeelta. Käytännössä se tarkoittaa, että samat asiat, jotka nyt kirjataan paperille ja siirretään käsin toiseen paikkaan, kirjataan kerran puhelimella ja näkyvät heti kaikkialla, missä niitä tarvitaan. Tämä artikkeli käy läpi, mistä kannattaa aloittaa ja mitä siirtymä vaatii.

Mitä paperi oikeasti maksaa

Paperilista ei maksa mitään, mutta sen käsittely maksaa. Aamulla lapset merkitään listaan. Iltapäivällä lähtöajat merkitään toiseen sarakkeeseen. Kuukauden lopussa joku laskee tunnit yhteen laskutusta varten, ja jos rivi on epäselvä, soitetaan yksikköön ja kysytään. Kun kaupunki pyytää mitoituslukuja, listat käydään läpi uudelleen.

Sama tieto kirjataan siis kolme tai neljä kertaa, ja jokainen kerta on mahdollisuus virheelle. Puuttuva uloskirjaus huomataan laskutuksessa, ei samana iltana.

WhatsApp-ryhmällä on omat kulunsa. Viesti menee kaikille, myös niille, joita asia ei koske. Kukaan ei tiedä, kuka on lukenut sen. Vastaukset sekoittuvat toisiinsa, ja lapsen henkilökohtainen asia päätyy väärään keskusteluun. Kun työntekijä vaihtuu, ryhmän historia lähtee hänen puhelimensa mukana.

Kerran kirjattu

Ajatus yhden järjestelmän takana on yksinkertainen. Päiväkodin arjessa syntyy joka päivä tietoa: kuka on paikalla, kuka on töissä, mitä huoltajille pitää kertoa. Se kirjataan kerran, siellä missä se syntyy, ja näytetään jokaiselle oikeassa muodossa.

Yksi sisäänkirjaus yksikön puhelimella näkyy samalla hetkellä ryhmän mitoituksessa, hallinnon näkymässä ja kuukauden lopun yhteenvedossa. Huoltajan ilmoittama poissaolo näkyy yksikön listalla ja pienentää päivän odotettua lapsimäärää. Sijaisen ottama vuoro tuo hänet yksikön päivän listalle. Mitään ei siirretä käsin paikasta toiseen.

Mistä aloittaa

Kaikkea ei tarvitse vaihtaa samana päivänä, mutta jokin pitää vaihtaa ensin. Kokemuksen perusteella järjestys kannattaa valita sen mukaan, mistä syntyy eniten käsityötä.

Läsnäolokirjaukset ovat luonteva aloituskohta, koska ne tehdään joka päivä ja koska kaikki muu rakentuu niiden päälle. Yksikköön riittää yksi puhelin, jonka jokainen työntekijä avaa omalla PIN-koodillaan. Kirjaus tallentuu heti, ja sen tekijä jää muistiin. Erillisiä laitteita ei tarvita: yksikön sovellus toimii tavallisessa iPhonessa tai Androidissa, ja hallinto käyttää selainta.

Kun kirjaukset ovat kunnossa, mitoitus tulee niistä ilman lisätyötä. Hoitoajat ja huoltajaviestintä kannattaa ottaa käyttöön samassa yhteydessä, koska huoltajat ladataan sovellukseen joka tapauksessa kerran.

Mitä käyttöönotto vaatii

Päiväkodin johdon kannattaa varata käyttöönottoon noin kaksi tuntia. Sen aikana lapset, huoltajat ja työntekijät tuodaan järjestelmään, jokainen sovellus käydään läpi, ja Knuut on käytössä samana päivänä. Käyttöönotosta ei laskuteta erikseen.

Henkilökunnalle muutos on pienempi kuin usein pelätään. Työntekijä avaa puhelimen PIN-koodilla ja napauttaa lapsen nimeä. Se on suunnilleen yhtä nopeaa kuin ruksin tekeminen paperille, ja siitä eteenpäin kaikki muu tapahtuu itsestään. Kullannupun päiväkodin johtaja kuvasi käyttöönottoa näin: “Käyttöönotto meni jouhevasti. Knuut on helppokäyttöinen. Työntekijät omaksuivat sen nopeasti, samoin vanhemmat.”

Mitä jää pois

Konkreettisesti pois jäävät läsnäololistat seinältä, tuntien laskeminen kuukauden lopussa, WhatsApp-ryhmät huoltajien kanssa, soittokierrokset sijaisille ja mitoituskoonnit, jotka tehdään pyynnöstä käsin.

Ankkalammen yrittäjä tiivisti muutoksen näin: “Työvaiheita jäi pois monesta kohtaa, ja se on näkynyt myös kustannuksissa.” Vilinätalojen yrittäjän mukaan hallinnollista aikaa vapautui huomattavasti, ja sitä jää nyt enemmän pedagogiikkaan ja lapsille.

Tietosuoja ei ole syy jäädä paperiin

Yksi yleinen huoli on, että lasten tiedot ovat turvassa paperilla ja vaarassa pilvessä. Käytännössä on toisin päin. Paperilista seinällä on kaikkien nähtävillä, ja WhatsApp-ryhmän tiedot ovat jokaisen jäsenen puhelimessa ilman, että päiväkoti hallitsee niitä.

Järjestelmässä käyttöoikeudet ovat roolipohjaiset. Huoltaja näkee vain oman lapsensa, työntekijä oman yksikkönsä, ja sijainen ei näe lasten tietoja lainkaan. Jokainen muutos lapsen tietoihin jää lokiin tekijän ja aikaleiman kanssa. Knuutissa kaikki lapsia, huoltajia ja työntekijöitä koskeva tieto säilytetään EU:n alueella, tiedonsiirto on salattua, ja käsittelysopimus tehdään käyttöönoton yhteydessä. Päiväkoti on rekisterinpitäjä ja Knuut henkilötietojen käsittelijä.

Kokeilu ilman sitoutumista

Jokainen päiväkoti voi kokeilla Knuuttia kuukauden veloituksetta. Käyttöönotto tehdään yhdessä, ja koko organisaatio pääsee kokeilemaan kaikkia sovelluksia. Jos Knuut ei sovi teille, kokeilu päättyy ilman veloitusta.

Varatkaa demo, niin katsotaan, mikä teidän yksikössänne kannattaa siirtää ensin.