Päiväkodin hallintajärjestelmä valitaan harvoin, ja sen kanssa eletään vuosia. Esittelyssä jokainen järjestelmä näyttää toimivalta. Erot tulevat esiin vasta arjessa: kun sijainen tarvitaan aamulla kuudelta, kun kaupunki pyytää lukuja tai kun lasku tulee ja siinä on rivejä, joista ei puhuttu.

Tämä on lista kysymyksistä, jotka kannattaa esittää jokaiselle toimittajalle. Kysymykset toimivat riippumatta siitä, mitä järjestelmää vertailette, ja vastaukset kannattaa pyytää kirjallisina.

Mitä hinta sisältää

Ensimmäinen kysymys on yksinkertainen, ja vastaus on usein pitkä. Tarjouksissa on tyypillisesti käyttöönottomaksu ennen kuin mitään on käytössä, erillinen tukisopimus tai tuntilaskutus, lisämaksu huoltajasovelluksesta tai mobiilisovelluksista, ja moduulit erikseen: viestintä, mitoitus, raportit.

Kysykää suoraan:

  • Mitä kuukausihintaan sisältyy ja mitä laskutetaan erikseen?
  • Onko käyttöönotolla hinta, ja kuka sen tekee?
  • Maksaako tuki, ja miten se on rajattu?
  • Onko huoltajien sovellus mukana vai lisäosa?
  • Muuttuuko hinta, kun käyttäjiä, yksiköitä tai laitteita tulee lisää?

Knuutissa ovat mukana kaikki viisi sovellusta, käyttöönotto, tuki ja päivitykset. Käyttöönotosta ei laskuteta erikseen. Käyttäjiä, yksiköitä ja laitteita voi olla rajattomasti. Vertailkaa tätä omaan tarjoukseenne rivi riviltä.

Mistä mitoitus lasketaan

Mitoitus on se ominaisuus, jossa järjestelmien erot ovat suurimmat, koska sana tarkoittaa eri toimittajilla eri asiaa. Toisilla se on taulukko, johon joku syöttää luvut. Toisilla se on työvuorosuunnitelmasta johdettu ennuste. Kolmansilla se lasketaan kirjauksista sitä mukaa kun päivä etenee.

Kysykää:

  • Päivittyykö suhdeluku, kun lapsi tai työntekijä kirjataan sisään?
  • Lasketaanko alle 3-vuotiaat ja yli 3-vuotiaat omilla kertoimillaan?
  • Voiko työntekijän merkitä paikalle laskematta häntä mitoitukseen?
  • Näkeekö yksikön henkilökunta suhdeluvun itse, vai vain hallinto?
  • Näkyvätkö useamman yksikön luvut samassa taulukossa?

Jos vastaus ensimmäiseen on ei, mitoitus on jälkikäteen laskettu, ja sillä voi raportoida mutta ei johtaa päivää.

Mitä laitteita tarvitaan

Jos järjestelmä edellyttää tablettia jokaiseen ryhmään tai lukijaa ovelle, se on hankintakulu ja ylläpitokulu, ja yksi rikkoutuva laite lisää.

Kysykää, toimiiko yksikön kirjaaminen tavallisella puhelimella, tarvitseeko jokainen työntekijä oman laitteen ja mitä tapahtuu, kun laite katoaa. Knuutissa yksikköön riittää yksi tavallinen iPhone tai Android, jonka jokainen työntekijä avaa omalla PIN-koodillaan. Hallinto käyttää selainta, ja huoltajat, sijaiset ja johto omaa puhelintaan.

Missä tiedot säilytetään ja kuka niihin pääsee

Päiväkoti käsittelee lasten henkilötietoja, ja vastuu niistä on päiväkodilla rekisterinpitäjänä riippumatta siitä, kenen järjestelmässä ne ovat. Toimittajan vastaukset näihin kysymyksiin kannattaa lukea tarkasti.

  • Missä maassa palvelimet ovat?
  • Onko tiedonsiirto salattua?
  • Käytetäänkö tietoja mihinkään muuhun kuin päiväkodin palveluun?
  • Tehdäänkö henkilötietojen käsittelysopimus (DPA), ja milloin?
  • Ovatko käyttöoikeudet roolipohjaiset: näkeekö huoltaja vain oman lapsensa, työntekijä vain oman yksikkönsä?
  • Jääkö jokaisesta muutoksesta loki, josta näkee tekijän ja ajan?
  • Miten varmuuskopiot otetaan ja missä niitä säilytetään?

Knuut säilyttää kaikki lapsia, huoltajia ja työntekijöitä koskevat tiedot EU:n alueella olevilla palvelimilla. Tiedonsiirto on salattua (TLS 1.3). Tietoja ei myydä, luovuteta kolmansille eikä käytetä mainontaan. Käyttöoikeudet ovat roolipohjaiset, ja sijaisella ei ole pääsyä lasten tietoihin lainkaan. Jokainen muutos lapsen tietoihin tallentuu lokiin tekijän ja aikaleiman kanssa. Varmuuskopiot otetaan päivittäin ja säilytetään erillisessä lokaatiossa. Käsittelysopimus tehdään aina käyttöönoton yhteydessä.

Miten huoltajat viestivät

Huoltajaviestintä on se osa, jonka huoltajat näkevät, ja siksi se vaikuttaa siihen, miltä päiväkoti näyttää perheille. Kysykää, kenelle tiedote menee ja miten vastaanottajat määräytyvät, näkeekö henkilökunta lukukuittaukset, voiko kyselyyn vastata lapsikohtaisesti ja onko lapsella oma keskustelu vai yksi yhteinen ryhmä.

Kysykää myös, kuka saa viestiä huoltajille. Knuutissa sijaisilla ei ole oikeutta viestintään, jotta huoltajien kanssa viestivät vain organisaation omat työntekijät.

Miten käyttöönotto tapahtuu ja kauanko se kestää

Käyttöönotto on se vaihe, jossa hankkeet jäävät kesken. Kysykää, kuka tuo lapset, huoltajat ja työntekijät järjestelmään, kauanko se kestää ja voiko järjestelmää kokeilla ennen sitoutumista.

Knuutin käyttöönottoon kannattaa varata noin kaksi tuntia. Sen aikana tiedot tuodaan, jokainen sovellus käydään läpi ja järjestelmä on käytössä samana päivänä. Jokainen päiväkoti voi kokeilla kuukauden veloituksetta koko organisaation laajuudessa.

Toimiiko se teidän kokoisellenne

Yhden yksikön päiväkoti ja kymmenen yksikön ketju tarvitsevat eri asioita. Yksikön johtaja tarvitsee päivän listan ja mitoituksen. Ketjun johto tarvitsee kaikkien yksiköiden näkymän kerralla ja yksikkökohtaiset ylläpitäjät, jotka näkevät vain omansa.

Kysykää, miten yksiköt ja organisaatio suhtautuvat toisiinsa, voiko sijainen ottaa vuoroja useasta yksiköstä ja mitä tapahtuu hinnalle, kun yksiköitä tulee lisää. Knuutissa yksiköt kuuluvat samaan organisaatioon, jokaisella yksiköllä voi olla omat ylläpitäjänsä, ja sijaiset näkevät kaikkien yksiköiden avoimet vuorot.

Kysymys, jota ei kannata unohtaa

Kysykää lopuksi, kuka vastaa, kun jokin ei toimi, ja kuinka nopeasti. Tuen laatu näkyy vasta käytössä, mutta vastausaika ja kanava kannattaa sopia ennen kuin allekirjoitatte mitään. Knuutin tuki toimii puhelimitse, WhatsAppilla ja sähköpostilla, ja se sisältyy hintaan.

Jos haluatte käydä tämän listan läpi Knuutin osalta, varatkaa demo. Tuokaa oma tarjouksenne mukaan, niin verrataan rivi riviltä.