Päiväkoti kertoo huoltajille joka viikko samat asiat. Mitä ryhmässä tehtiin, mitä ensi viikolla syödään, kuka tarvitsee hoitoa loma-aikana ja milloin on vanhempainilta. Usein jokaiselle on oma kanavansa: viikkokirje sähköpostissa, ruokalista eteisen seinällä, kysely paperilapulla ja muistutus WhatsApp-ryhmässä.

Knuutissa nämä kaikki ovat tiedotteita. Tiedotteessa on aina samat osat. Se lähetetään koko organisaatiolle, yhdelle yksikölle tai yhdelle ryhmälle. Siinä on muotoiltu teksti, johon voi lisätä kuvia. Huoltaja saa siitä ilmoituksen puhelimeensa, ja henkilökunta näkee, kuka on lukenut sen.

Tässä artikkelissa on neljä esimerkkiä, miten käyttää samaa työkalua.

Viikkokirje ryhmälle

Viikkokirje on tiedotteista yleisin. Ryhmän työntekijä valitsee vastaanottajaksi oman ryhmänsä, ja tiedote menee vain sen ryhmän lasten huoltajille. Vastaanottajalistaa ei ylläpidetä käsin. Kun lapsi siirtyy ryhmästä toiseen, hänen huoltajansa saavat seuraavan kirjeen uudesta ryhmästä.

Tekstin voi jäsentää otsikoilla ja listoilla, ja kuvat lisätään suoraan tekstin sekaan. Metsäretken kuvat näkyvät siinä kohdassa, jossa retkestä kerrotaan, eivätkä erillisenä liitekasana viestin lopussa. Kuukauden ohjelman tai laulun sanat voi liittää mukaan tiedostona.

Lukukuittauksista näkee perjantaina, kuinka moni huoltaja on avannut kirjeen. Se kertoo myös, kannattaako kirjeeseen jatkossa laittaa tärkeitä asioita vai tarvitsevatko ne oman tiedotteensa.

Ryhmälle lähetetty viikkokirje, jossa kuvat ovat tekstin seassa, ohjelma liitteenä ja lukukuittaukset näkyvissä.

Viikon ruokalista

Ruokalista koskee koko yksikköä, joten se lähetetään yksikölle eikä ryhmälle. Keittiöltä tai ruokapalvelulta tullut lista liitetään tiedotteeseen sellaisenaan PDF-tiedostona tai kuvana. Sitä ei tarvitse kirjoittaa uudelleen.

Huoltaja saa ilmoituksen puhelimeensa, kun lista on julkaistu. Lista löytyy myöhemmin huoltajan sovelluksen tiedotteista, joten keskiviikkona ei tarvitse kysyä eteisessä, mitä tänään oli ruokana. Kuva avautuu suoraan sovelluksessa, ja PDF-tiedoston voi avata tai tallentaa puhelimeen.

Sama tapa toimii muillekin toistuville liitteille: kuukauden toimintakalenterille, loma-ajan aukiololle ja kevätjuhlan ohjelmalle.

Yksikölle lähetetty tiedote, jonka liitteenä on viikon ruokalista PDF-tiedostona, ja huoltajan puhelimeen tullut ilmoitus.

Kysely, johon vastataan lapsikohtaisesti

Kun huoltajalta tarvitaan vastaus, tiedotteen sijaan tehdään kysely. Kyselyssä on valmiit vaihtoehdot, ja sille voi asettaa määräajan. Huoltaja voi valita yhden tai useamman vaihtoehdon sen mukaan, miten kysely on tehty, ja vastaukseen voi sallia lisätiedon.

Vastaus annetaan jokaisesta lapsesta erikseen. Se ratkaisee kesän hoidontarpeen kaltaiset kyselyt, joissa saman perheen isompi lapsi on hoidossa heinäkuun alun ja pienempi ei lainkaan. Sama sopii retki-ilmoittautumiseen, valokuvauslupaan ja vanhempainillan osallistujamäärään.

Henkilökunta näkee, kenen lapsen osalta vastaus puuttuu. Muistutus lähtee yhdellä napautuksella, ja se menee vain niille, jotka eivät ole vastanneet. Jo vastanneita ei häiritä.

Kysely, johon huoltaja vastaa kummankin lapsensa osalta erikseen, ja henkilökunnan näkymä, jossa näkyvät puuttuvat vastaukset ja muistutuspainike.

Retki, vanhempainilta tai sulkupäivä

Tapahtumista ja poikkeuksista kertovassa tiedotteessa tärkeintä on oikea joukko. Koko ketjun suunnittelupäivä lähetetään organisaatiolle. Yksikön vesikatko lähetetään yksikölle. Eskariryhmän uimahallikäynti lähetetään yhdelle ryhmälle. Kukaan ei saa viestiä, joka ei koske häntä, ja siksi viestit myös luetaan.

Lukukuittaukset ovat tässä hyödyllisimmillään. Jos päiväkoti on suljettu perjantaina, torstaina kannattaa tietää, ketkä eivät ole nähneet tiedotetta. Heille voi soittaa tai kertoa asian hakutilanteessa.

Tiedotteen voi lähettää myös yksikön puhelimelta. Työntekijä avaa sovelluksen omalla PIN-koodillaan, ja tiedotteeseen jää näkyviin, kuka sen lähetti. Retkipäivän muutos ehtii huoltajille, vaikka johtaja ei olisi koneen ääressä.

Tiedotteen vastaanottajaksi valitaan organisaatio, yksikkö tai ryhmä, ja lukukuittauksista näkyy, ketkä huoltajat eivät ole vielä lukeneet tiedotetta.

Mitä tiedotteella ei kannata hoitaa

Yhden lapsen asiat eivät kuulu tiedotteeseen. Niitä varten jokaisella lapsella on oma keskustelunsa huoltajien ja henkilökunnan välillä. Varavaatteiden loppuminen, lääkkeen antaminen ja sovittu hakija hoidetaan siellä, liitteineen. Muut huoltajat eivät näe keskustelua.

Jako on sama kuin arjessa muutenkin. Kaikille yhteinen asia kerrotaan kerran oikealle joukolle, ja yksittäisen lapsen asia pysyy hänen perheensä ja henkilökunnan välisenä. Lisää tiedotteista, kyselyistä ja keskusteluista on viestinnän ominaisuussivulla.