Kun päiväkodissa puhutaan mitoituksesta, tarkoitetaan melkein aina alimitoitusta. Riittääkö väki, saadaanko sijainen, voiko ryhmiä yhdistää. Toinen suunta jää keskustelusta pois, vaikka sen hinta on yhtä todellinen. Ylimitoituksessa henkilöstöä on enemmän kuin lapsimäärä edellyttää, ja se maksaa palkkana joka kuukausi.

Miksi ylimitoitusta ei huomata

Alimitoituksesta tulee palautetta heti. Henkilökunta väsyy, huoltajat huomaavat, ja johtaja kuulee siitä samana päivänä. Ylimitoituksesta ei valita kukaan. Ryhmässä on rauhallista, työntekijät ehtivät kaiken, ja päivä sujuu hyvin. Näin on tarkoitus.

Ongelma näkyy vasta, kun katsoo koko ketjua kerralla. Yhdessä yksikössä lapsimäärä on laskenut kevään aikana, koska muutama perhe on muuttanut ja esikoulu on vienyt ikäluokan. Työvuorot on tehty edellisen syksyn lapsimäärän mukaan, ja ne on jatkettu sellaisenaan. Kukaan ei ole tehnyt virhettä. Tilanne on vain muuttunut hitaammin kuin vuorolistat.

Yksi ketju, yksi näkymä

Ketjun johto näkee tyypillisesti kunkin yksikön mitoituksen erikseen, kun yksikön johtaja raportoi sen. Raportti tulee kuukauden lopussa ja perustuu siihen, mitä yksikössä on kirjattu käsin. Kahden yksikön lukuja on vaikea verrata, jos ne on laskettu eri tavalla ja eri ajankohdilta.

Kun mitoitus lasketaan kirjauksista, jokainen yksikkö tuottaa saman luvun samalla tavalla. Hallinnon näkymässä yksiköt ovat rinnakkain samassa taulukossa, ja johdon mobiilisovellus näyttää saman tiedon puhelimessa. Ali- ja ylimitoitus korostetaan, joten poikkeamat erottuvat ilman, että jokaisen yksikön lukuja tarvitsee avata erikseen.

Silloin voi kysyä tarkemmin: missä ryhmässä väkeä on yli tarpeen ja mihin aikaan päivästä.

Rekrytointi, jota ei tarvittu

Yksi Knuutia käyttävä päiväkotiketju oli palkkaamassa uutta opettajaa. Tarve tuntui selvältä: yhdessä yksikössä oli tiukkaa, ja avoin haku oli jo valmisteilla.

Kun ketjun mitoitus katsottiin koko organisaation tasolla, toisessa yksikössä paljastui ylimitoitusta. Henkilöstöä siirrettiin tasaisemmin yksiköiden välillä, ja uusi rekrytointi jäi tekemättä. Säästö oli vuositasolla yhden opettajan palkka sivukuluineen.

Kumpikaan yksikkö ei ollut laskenut väärin. Tieto oli olemassa molemmissa. Sitä ei vain ollut koskaan katsottu samalla ruudulla samaan aikaan.

Ylimitoitus vaihtelee päivän sisällä

Ketjutason luku kertoo suunnan, mutta päätökset tehdään ryhmätasolla ja kellonajan mukaan. Aamulla seitsemän ja kahdeksan välillä ryhmässä voi olla kaksi aikuista ja kolme lasta. Iltapäivällä neljän jälkeen sama ryhmä voi olla tiukoilla, kun kaikki kolme työntekijää ovat jo lähteneet ja lapsia on vielä kymmenen hakematta.

Kuukausikeskiarvo ei näytä kumpaakaan. Se näyttää, että ryhmä on keskimäärin kunnossa. Siksi mitoitusta pitää katsoa kirjauksista, joissa aikaleima on mukana. Silloin voi vastata kysymykseen, kannattaako aamuvuoro aloittaa puoli tuntia myöhemmin ja iltavuoro lopettaa puoli tuntia myöhemmin.

Hoitoajat kertovat huomisen

Toteutunut mitoitus katsotaan kirjauksista. Tuleva mitoitus katsotaan huoltajien ilmoittamista hoitoajoista. Kun huoltajat ilmoittavat viikkorytmin ja poissaolot sovelluksessa, yksikkö näkee etukäteen, kuinka monta lasta on odotettavissa kunakin päivänä ja mihin aikaan.

Yksi Knuutin asiakas huomasi tulevista hoitoajoista, että perjantai-iltapäivälle oli tulossa selvästi tavallista vähemmän lapsia. Ruokatilausta pienennettiin sen mukaan, ja osa henkilökunnasta pääsi kotiin aikaisemmin. He tiesivät siitä jo hyvissä ajoin.

Sama tieto toimii toiseen suuntaan. Jos ensi viikon tiistaille on ilmoitettu enemmän lapsia kuin normaalisti, avoin vuoro voidaan julkaista sijaisille jo nyt.

Mistä aloittaa

Ylimitoituksen löytämiseen ei tarvita uutta raportointia. Tarvitaan kirjaukset, jotka tehdään arjessa puhelimella, ja näkymä, jossa yksiköt ovat rinnakkain. Ensimmäisen kuukauden jälkeen johto näkee, missä yksiköissä väki on jatkuvasti yli tarpeen ja mihin aikaan päivästä.

Knuutin voi ottaa käyttöön noin kahdessa tunnissa, ja ensimmäinen kuukausi on maksuton. Se riittää siihen, että ketjun mitoituksesta saa ensimmäisen todellisen kuvan. Varatkaa demo, niin käydään teidän yksikkönne läpi.